Uit talrijke gesprekken met ondernemers blijkt dat zij de verantwoordelijkheid voor hun financiën uitsluitend bij hun boekhouder leggen. Hierdoor kiezen ze echter voor een reactieve aanpak, die weliswaar waardevolle inzichten biedt over het verleden, maar geen informatie biedt over de toekomstige financiële situatie van het bedrijf.
En zeg nu zelf, jij, als ambitieuze ondernemer, stuurt je onderneming toch in de toekomst, en niet in het verleden! En uiteraard wil je focussen op waar jij passioneel mee bezig bent, maar je wil er uiteindelijk toch ook financieel je voordeel uit halen?
Wat is Proactive Finance?
Proactive finance draait om het gebruik van historische cijfers om de toekomst preciezer in te schatten en bij te sturen. Door vooruit te kijken, kan een onderneming zich beter voorbereiden op mogelijke uitdagingen en groeikansen. Deze aanpak begint met hetin kaart brengen van de droom (lange termijnvisie) van de ondernemer, deze op basis van een financieel model te vertalen in een concreet financieel plan en dit consistent op te volgen en bij te sturen op basis van voortschrijdend inzicht.
Stap 1: Modeleren van jouw bedrijfsstrategie
Via een financieel model wordt de strategie van jouw onderneming vertaald naar euro’s. Het opstellen van een financieel model is op zich een heel strategische oefening, omdat het je als ondernemer verplicht om na te denken over welke stappen je dient te zetten om jouw droom te realiseren. Zonder een duidelijke strategie is het immers onbegonnen werk om een financieel model te bouwen.
Het financieel model is gebaseerd op een aantal parameters die specifiek zijn voor jouw onderneming en die het eindresultaat (de euro’s) zullen beïnvloeden. Tijdens het budgeterings-, rapporterings- en forecastingproces (zie verder in dit artikel) zullen deze parameters op geregelde basis opnieuw onder loep genomen worden.
Stap 2: Het Financieel Plan
De output van het financieel model wordt vertaald naar een financieel plan, dat bestaat uit drie hoofdcomponenten:
- P&L (Profit and Loss): Dit omvat de projectie van omzet, kosten en het verwachte resultaat.
- Balans: Een overzicht van de activa en passiva van de onderneming.
- Cashflow Statement: Een gedetailleerde projectie van de in- en uitgaande geldstromen.
P&L, balans en cash flow statement zijn nauw met elkaar verbonden. Hierdoor krijg je een helder en correct beeld van de toekomstige cashflow, wat essentieel is voor het opbouwen van vertrouwen bij zowel interne als externe investeerders.
Een professioneel financieel plan strekt zich uit over een periode van drie, vijf, of zelfs tien jaar Dit lange termijnplan wordt jaarlijks herzien om de doelstellingen en verwachtingen voor het komende jaar te bepalen. Dit proces creëert gelegenheid om met het managementteam samen te zitten en de strategische koers van het bedrijf te evalueren, wat houvast biedt in de dagelijkse beslissingen.
Wanneer uit het financieel plan blijkt dat er een verlieslatende periode overbrugd dient te worden, is het cruciaal om na te denken over de financiering hiervan. Start-ups hebben vaak een periode waarbij de investeringen groter zijn dan de inkomsten voordat ze winstgevend worden. In deze fase is het essentieel om externe financiering te zoeken om de kloof te overbruggen. Het inschatten van toekomstige inkomsten en uitgaven helpt bij het bepalen van de benodigde financiering.
Stap 3: Budget
Een budget opstellen is meer dan alleen het vastleggen van cijfers; het is een strategische roadmap voor het komende financiële jaar. Waar je financieel plan je een pad toont naar je doel op lange termijn, legt je budget vast hoe je die lange termijnvisie het komende jaar financieel wil invullen. Dat maakt dat het opstellen van een budget een cruciale oefening is, zowel voor jou als voor je onderneming, ook als je geen formele Raad van Bestuur hebt. Het biedt iedereen binnen jouw organisatie een duidelijke richtlijn over waar de financiën naartoe gaan.
Door een budget op te stellen dwing je jezelf om strategisch na te denken over waar je geld naartoe gaat en hoe je het komende jaar inkomen genereert. Hoewel dit in een grotere bedrijfsomgeving maanden kan duren, hoeft het voor startups, scale-ups en KMO’s zeker niet zoveel tijd te vragen. Het is echter van essentieel belang om samen met je team samen te zitten en te kijken naar de financiële plannen voor het komende jaar.
Stap 4: Rapportering
Idealiter rapporteren we maandelijks op basis van het opgestelde budget. Dit houdt in dat we de behaalde resultaten van de afgelopen maand vergelijken met de verwachtingen in het budget en daarbij nauwkeurig de verschillen analyseren, zowel positief als negatief. Het doel is om verrassingen bij de jaarafsluiting te voorkomen, door te zorgen dat deze afsluiting simpelweg een optelsom is van de twaalf voorgaande maanden. Zo werk je stapsgewijs naar een voorspelbare jaarafsluiting toe, zonder onaangename verrassingen aan het einde van het jaar.
We onderzoeken grondig waarom er eventuele afwijkingen zijn, en vooral: wat de oorzaak hiervan is. Je wil inschatten welke parameters, die je bepaald hebt in je financieel model, op welke manier zijn afgeweken van je oorspronkelijke inschatting. Dit stelt je in staat om op basis van de rapportering je inschatting voor de komende maanden (forecast, zie hieronder) bij te sturen en beter vooruit te plannen.
Stap 5: Forecasting
Een forecast is een aangepaste inschatting van inkomsten en kosten voor de komende maanden ten opzichte van het budget. Hoewel het budget als vaste richtlijn blijft dienen, maakt de forecast het mogelijk om bij te sturen op basis van actuele resultaten en bijkomende inzichten die je sinds het opstellen van het budget hebt verworven. Deze bijstelling biedt inzicht in wat er in de resterende maanden van het jaar kan worden verwacht, waardoor een realistischer beeld ontstaat van heteindresultaat.
Het belangrijkste onderdeel van de forecast is het cashflow-overzicht. Hiermee kan de onderneming immers proactief inspelen op mogelijke tekorten of overschotten. Indien er een tekort wordt voorspeld, is het cruciaal om de oorzaak hiervan te analyseren en tijdig maatregelen te nemen, zoals het zoeken van aanvullende financiering of het aanpassen van de bedrijfsstrategie.
Conclusie: De Voordelen van Proactive Finance
Door anders met je finance om te gaan, transformeert finance van een reactieve naar een proactieve, strategische functie binnen je onderneming. In plaats van enkel terug te kijken op behaalde resultaten, stel je jezelf in staat om vooruit te plannen en je strategie tijdig bij te sturen. Door het objectief in kaart brengen van jouw ondernemersdroom in een financieel plan (via een financieel model), en de realisatie ervan consistent en continu op te volgen en bij te sturen (door het budgeterings-, rapporterings- en forecastingproces), vergroot je de kansen om jouw droom te realiseren.Dit verhoogt immers niet alleen de efficiëntie en opvolging van jouw onderneming, maar versterkt ook het vertrouwen van externe partijen in jouw bedrijf en dus in jou als ondernemer.
Ben jij klaar om de volgende stap te zetten en ook proactiever om te gaan met de finance van jouw onderneming? Wij zijn er om je daarbij te helpen. Als vertrouwenspersoon en sparringpartner staan wij aan jouw zijde om je te ondersteunen met CFO-as-a-Service. Samen zorgen we ervoor dat je als CEO of ondernemer gefocust blijft op wat écht telt: het laten groeien van je bedrijf, terwijl wij zorgen voor de financiële helderheid en inzichten die je nodig hebt. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen!
